Trazabilidad de lote en alimentación y cosmética: del proveedor al cliente final

Imagina que el fabricante de una de las cremas que vendes te avisa un jueves por la tarde de que un lote salió con un defecto de envasado, y que llevas tres semanas sirviendo unidades de ese lote. A partir de ese momento tienes que contestar tres preguntas, y cuanto antes: cuántas unidades de ese lote quedan en tu almacén, a qué clientes y tiendas se enviaron las demás, y qué haces con lo que todavía no ha salido.

Si la trazabilidad de lote vive en el ERP, esas tres respuestas se consultan. Si vive en albaranes de papel, en el Excel de recepciones y en la memoria del jefe de almacén, la retirada se convierte en una búsqueda a mano con la presión del plazo encima.

Qué te exige la trazabilidad de lote

En alimentación, la normativa europea te obliga a saber de quién recibiste cada producto y a quién se lo entregaste; en cosmética, el número de lote tiene que figurar en el envase. En la práctica, tienes que poder unir cada lote con su proveedor, su ubicación y cada pedido en el que salió.

En una hoja de cálculo, el lote suele apuntarse al recibir la mercancía y perderse después, porque el picking va por producto y el albarán no lo recoge. Es uno de los tres puntos que repasamos en Tiempo real en logística: el coste de no tener visibilidad se mide en clientes.

¿Cuántas unidades quedan y dónde están?

Con el paquete funcional Lotes y nº de serie, el lote entra en el sistema con la mercancía: en la recepción se asigna el del proveedor o se crea uno nuevo, también desde la PDA del SGA, y sus fechas se calculan solas (por ejemplo, caducidad a 90 días de la entrada, con su consumo preferente y su alerta).

A partir de ahí, desde el propio lote ves en qué ubicaciones está y cuántas unidades hay en cada una, y el inventario con el SGA pide identificar el lote de cada unidad contada. No hace falta que el operario elija el lote en cada movimiento: si cada ubicación guarda un solo lote o se evita mezclarlos, el lote queda identificado sin pasos de más.

¿A quién se enviaron?

Filtrando el historial de movimientos por número de lote llegas a cada albarán de salida y, desde ahí, a cada cliente. El informe de trazabilidad del lote lo resume con fechas, origen, destino y unidades, y se descarga en PDF para quien lo pida.

¿Qué haces con lo que todavía no ha salido?

Lo primero es bloquear el lote: deja de reservarse y de servirse, y solo se puede mover a las ubicaciones preparadas para ello, como una zona de retirada o de control de calidad.

Con una operativa de alerta sanitaria configurada, se libera lo reservado para pedidos en marcha, el producto se lleva a la zona de retirada y esos pedidos se intentan servir con unidades de otro lote. Al llevar el producto a esa zona eliges el destino: un ajuste de inventario, una pérdida por caducidad u otro motivo, o la devolución al proveedor si tienes un acuerdo de abono con él.

FEFO: qué es y en qué se diferencia del FIFO

El FIFO (first in, first out) saca primero lo que entró antes; el FEFO (first expired, first out), lo que caduca antes. Si un proveedor te sirve hoy un lote con menos vida útil que el del mes pasado, el FIFO dejaría caducar el nuevo en la estantería.

En Gextia, el FEFO se fija por categoría de producto: la reserva asigna primero el lote que caduca antes y puedes impedir que se reserven lotes con pocos días de vida, por ejemplo menos de 100 en una ubicación que prepara envíos largos. Si se asigna un lote ya caducado, avisa antes de validar la entrega.

Ese mínimo puede cambiar según el canal: a un consumidor final le vale un producto al que le queda menos de un mes; a un cliente B2B quizá le pidas tres meses, y a un pedido que tarda tres meses en barco hasta Estados Unidos, al menos un año. La reserva elige el lote que caduca antes entre los que cumplen el mínimo de cada canal.

El FEFO decide qué unidad sale del almacén, no a qué precio se valora el inventario, que es otra configuración.

Lo que conviene tener preparado antes de una retirada

• Una ubicación de retirada. Créala antes de necesitarla y prepárala para admitir lotes bloqueados.
• Quién puede bloquear. El permiso tiene que tenerlo alguien localizable cuando llegue el aviso.
• Dónde más hay stock. Además del almacén central, el lote puede estar en tiendas, depósitos o marketplaces: decide antes cómo se retira de cada sitio.
• Un simulacro. Elige un lote y cronometra cuánto tardas en saber dónde está y a quién se envió.

Del aviso a la respuesta

Cuando el lote viaja con el producto en cada paso, la lista de clientes que lo recibieron sale de un informe y el tiempo se dedica a hablar con ellos. Tienes más detalle en nuestras páginas de ERP para alimentación y ERP para cosmética.

¿Sabrías decir hoy a qué clientes llegó cada uno de tus lotes? Hablemos.