El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es uno de los pilares silenciosos de la eficiencia empresarial. Cada vez que un proveedor envía una orden de compra automáticamente a un distribuidor, o que un retailer recibe un aviso de expedición (ASN) sin intervención humana, está ocurriendo EDI.
Las empresas de producto físico (moda y accesorios, electrónica, alimentación, cosmética, etc.) dependen del EDI para sobrevivir a la velocidad del retail y del ecommerce. Sin embargo, muchos equipos siguen viendo el EDI como una obligación técnica o un requisito de cliente, sin entender su potencial estratégico.
En esta guía completa aprenderás qué es EDI, cómo funciona técnicamente, cómo se integra con un ERP como Gextia, y cómo resolver los retos reales que aparecen en la práctica.
Qué es EDI
El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es el proceso de transmitir información comercial entre sistemas informáticos en formato estructurado y estandarizado. En lugar de enviar correos o PDFs, el EDI permite que dos empresas «hablen el mismo idioma».
Hay distintos tipos de documentos EDI:
- ORDERS (pedido de compra)
- INVOIC (factura electrónica)
- DESADV (aviso de expedición o ASN)
- PRICAT (catálogo de productos)
- REMADV (aviso de pago)
Así, quedan cubiertos distintos procesos de la cadena de suministro, y se facilita el flujo de información.
Estándares de EDI
Se trata de normas para garantizar la interoperabilidad y la eficiencia. Algunos de los estándares más comunes son:
- EDIFACT: muy utilizado en la exportación comercial y transporte. Surgió UN/EDIFACT en 1988 -reconocida por las Naciones Unidas- y, más tarde, se incorporó UK/EDIFACT, en 1992.
- ANSI X12: el más extendido en Estados Unidos, para todo tipo de industrias -incluyendo comercio minorista, fabricación y finanzas-.
- XML/UBL
Los estándares internacionales permiten la interoperabilidad entre empresas de distintas industrias y países. Según el tipo de transacción comercial, se escogerá un formato u otro, y también influirán los requisitos de socios o el entorno normativo. Son supervisados en Estados Unidos por American National Standards Institute (ANSI), y, en Europa, por CEN, CENELC y ETSI.
Protocolos de transporte de EDI
- AS2 (Applicability Statement 2): cifrado y seguro, ampliamente usado por retailers. Permite notificaciones de entrega y firmas digitales.
- SFTP (Secure File Transfer Protocol): simple y robusto.
- API REST: tendencia creciente por su integración directa con ERP modernos como Gextia.
Por qué el EDI importa en empresas de producto físico
Las empresas que gestionan productos físicos tienen flujos completos: aprovisionamiento, logística, etiquetado, stock y cumplimiento con retailers. El EDI les permite automatizar la comunicación con todos los actores.
En cierto modo, podemos decir que es inevitable. Viene dentro del pack de ser una empresa que está creciendo.
Una compañía que pasa a abarcar un mercado más grande, debe acatar los requisitos para mantener esa presencia ganada y consolidarse. Es necesario que utilice prácticas estándar, a pesar de que EDI pueda resultar intimidante en un inicio. En lugar de verlo como un gasto, se puede ver como una inversión y una oportunidad -si se escoge un partner internacional fuerte, como EDICOM o EDIVERSA-.
Casos de uso de EDI más comunes:
- Pedidos automáticos de retailers: un gran cliente envía un pedido en formato EDI 850, que el ERP convierte en una orden de venta. Este formato se usa para especificar los artículos que un comprador desea que le envíe un proveedor.
- Sincronización de stock: el EDI evita vender lo que no hay disponible.
- Avisos de expedición (ASN): el sistema genera automáticamente el aviso al cliente en el momento del envío.
- Catálogos actualizados: los retailers pueden recibir actualizaciones automáticas de precios, referencias o imágenes.
- Facturación electrónica B2B: el flujo INVOIC agiliza la conciliación contable.
Resultado: menos errores, menos tiempo administrativo y más velocidad en la cadena de suministro.
Contar con un buen proveedor de servicios de EDI es relevante para el éxito de la implementación, pero sigue siendo probable que se requiera de soporte externo o de un profesional que ayude a integrarlo. En algunos casos, el ERP será suficiente. Con Gextia la integración se vuelve más sencilla.
Cómo funciona EDI (Intercambio Electrónico de datos)
- Generación del documento: El ERP crea o recibe un documento (pedido, factura…) en su formato interno. Es necesario recopilar los datos a incluir en el documento electrónico y las fuentes de datos deben ser fiables.
- Traducción y mapeo EDI: se transforma a un formato estándar (por ejemplo, ANSI X12 EDI 850). De esta forma, el documento consta de la información ordenada de la forma conveniente para su intercambio.
- Transporte o transmisión: el archivo viaja mediante protocolos de comunicación AS2, SFTP o API, lo que garantiza la confidencialidad e integridad de los datos. En EDI, es importante el concepto de las VAN o redes de valor añadido, que, como su nombre indica, agregan valor. Aparte de la mera transmisión de datos, hacen soporte para el seguimiento de mensajes o la detección de errores.
- Recepción, validación y respuesta: el receptor valida el mensaje y responde con un ACK (acknowledgment), o, lo que es lo mismo, un acuse de recibo. Es un mensaje breve que significa que han llegado los datos.
- Importación en el ERP receptor: Este paso se corresponde al procesamiento. El mensaje se interpreta y se genera el documento correspondiente (por ejemplo, un pedido de compra en Gextia).
Preguntas frecuentes sobre EDI (Intercambio Electrónico de Datos)
Prácticamente, cualquier documento comercial estándar: órdenes de compra, facturas, avisos de expedición, albaranes, documentos de inventario o aduaneros, etc.
No, no es necesario entender el «lenguaje» EDI para poder intercambiar documentos. Si tienes el conector EDI B2B, tu ERP Gextia lo interpretará correctamente y eso resultará suficiente para operar en el día a día. Para revisar errores técnicos sí que algo de conocimiento técnico ayuda.
Con mapeo de datos se puede traducir de un formato de datos a otro de forma eficaz. En cadenas de suministro el proceso se puede complicar cuando hay muchos socios y se cambia la estructura de datos EDI, donde se vuelve imprescindible contar con un equipo experto que pueda atender los cambios de datos.
Sí, sobre todo en el sector del retail. Es adelantarse a que esta tecnología se convierta en algo urgente, y crear el contexto idóneo -al reducir errores y reducir la carga de datos manual- para que esa búsqueda de crecimiento tenga éxito, y, además, se construye credibilidad. Hay veces que la integración es una obligación impuesta, como sucede en grandes empresas como El Corte Inglés.
No son excluyentes. EDI cuenta con una larga trayectoria y permite manejar datos masivos, con normas perfectamente delimitadas según el sector. Es una tecnología madura que ofrece una gran facilidad para incorporar nuevos socios. Por su parte, API se inició en la década de los 2000 y se caracteriza por el intercambio de datos en tiempo real -llamadas síncronas-, pero, al ser tan abierto, puede dificultar el cumplimiento normativo. EDI y API pueden trabajar al unísono para suplir sus respectivos puntos débiles.
Las certificaciones, el soporte técnico y los compromisos respecto a tiempos de respuesta o disponibilidad del servicio ayudan a elegir el proveedor. Edicom, Ediversa y Seres son algunos de los más reconocidos.
Beneficios de usar EDI frente a otros sistemas de intercambio de datos
EDI agiliza los procesos y, con un ERP, libera de intervenciones humanas mientras garantiza la eficiencia en la comunicación. Reducir el tiempo y esfuerzo que suponen las tareas administrativas permite destinar esos recursos a actividades empresariales más relevantes para cumplir con el plan de crecimiento empresarial que se haya puesto en marcha.
Unido a lo anterior, la menor entrada manual de datos se traduce en una reducción de errores humanos, y una mayor capacidad de respuesta ante los errores. La empresa ganará eficiencia, al eliminar costes pequeños, como el del papel, y algunos costes ocultos.
Integración EDI con un ERP de producto físico, como Gextia
Proveedores, distribuidores, fabricantes y clientes pueden estar alineados más fácilmente gracias al uso de datos estructurados y estandarizados. EDI favorece el intercambio automatizado de documentos electrónicos.
Consejo: el mapeo debe mantenerse documentado. En Gextia se hace una gestión desde la configuración de integración, permitiendo trazabilidad por campo y control de errores en logs.
Desafíos en las implementaciones EDI
La implementación de EDI supone algunos retos, como los problemas de escalabilidad si hay un volumen alto de transacciones, o la adopción del personal. Esto ha hecho que EDI sea un sistema que puede rechazarse de entrada, por ser percibido como algo complejo y no entenderse bien el objetivo.
Los costes iniciales son los comunes en este tipo de implementaciones: software, hardware y formación del personal. Nada nuevo, pero que se suma a las posibles dificultades a la hora de establecer la compatibilidad de sistemas.
Documentos EDI con Gextia
En Gextia puedes aprovechar la tecnología EDI a través del conector EDI B2B.
Con el paquete funcional conector Edicom/eDiversa puedes integrar los córners de El Corte Inglés para no tener que registrar a mano las ventas o introducir un inventario de todos los productos. De este modo, todos los pedidos realizados en las cajas de, por ejemplo, El Corte Inglés (aunque también Amazon, Deporvillage o Mifarma), aparecerán en Gextia y el stock se actualizará automáticamente.
Configuración de EDI en Gextia
La configuración, por lo general, se realiza una sola vez. Las pruebas comprenden las sincronizaciones (conexión, rutas SFTP, clientes/marketplaces, acciones planificadas, etc.) y el catálogo de productos y su importación (incluyendo ficheros ORDER, ORDERSP y DESADV) para servir a los flujos de venta y compra.
Finalmente, los ficheros se reciben y exportan mediante SFTP y la funcionalidad del conector permite adaptar campos a las particularidades de cada interlocutor, sin necesidad de desarrollos extra.
Corregir errores en EDI, es todo un reto. A ello se suma el propio mapeo, manejar volúmenes altos de transacciones, contar con socios globales o múltiples relaciones con distintas empresas. Para que se convierta en un trámite más y deje de repercutir en otros procesos de tu negocio, simplifica su gestión a través de Gextia.
